Systematisk HMS. Enklere.
HMS og internkontroll – en praktisk guide for små bedrifter
Systematisk HMS-arbeid handler om å finne ut hva som kan gå galt, forebygge skade og følge opp det som skjer. Her får du en praktisk innføring i internkontrollforskriften, dokumentasjon og hvordan små virksomheter kan bygge gode rutiner som passer den faktiske risikoen.
Hva er HMS?
HMS betyr helse, miljø og sikkerhet. I arbeidslivet omfatter det blant annet hvordan arbeidet påvirker arbeidstakernes helse, hvordan ulykker og skader forebygges, og hvordan virksomheten ivaretar relevante ytre miljøforhold.
Arbeidsgiver har ansvar for at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig og for at HMS-arbeidet skjer systematisk. Arbeidet skal foregå på alle nivåer i virksomheten og i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter, slik arbeidsmiljøloven § 3-1 beskriver.
Målet er ikke bare å reagere når noen blir skadet. Virksomheten skal også oppdage risikoforhold tidlig, lære av hendelser og forbedre arbeidsmåtene før problemer gjentar seg.
Hva er internkontroll?
Internkontroll er virksomhetens systematiske arbeid for å sørge for at krav i HMS-lovgivningen blir fulgt. Det innebærer å planlegge, organisere, utføre og vedlikeholde arbeidet, ikke bare å ha en perm eller et digitalt HMS-system.
Internkontrollforskriften gjelder virksomheter som omfattes av helse-, miljø- eller sikkerhetslovene som er nevnt i forskriftens virkeområde. Den vil derfor gjelde for mange norske virksomheter, men konkrete plikter kan også følge av andre regler for bestemte bransjer eller arbeidsoppgaver.
Arbeidsmiljøloven § 3-1 stiller krav til systematisk HMS-arbeid i virksomheter som sysselsetter arbeidstakere. Internkontrollforskriften utdyper hvordan internkontrollen skal innrettes for virksomhetene den gjelder for. Arbeidsgiver har ansvaret, mens arbeidstakernes erfaring og medvirkning er viktig for at systemet skal fungere i praksis.
Omfanget skal passe til virksomheten. En liten virksomhet med få og oversiktlige arbeidsoppgaver trenger normalt ikke samme dokumentmengde som en stor eller mer risikoutsatt virksomhet. Enkle rutiner må likevel dekke de reelle farene og kravene som gjelder.
Internkontrollforskriften § 5: de åtte punktene
§ 5 beskriver hva virksomhetens systematiske HMS-arbeid skal omfatte. Punktene nedenfor er forklart i praktisk språk. De er ikke en ferdig sjekkliste som passer likt for alle; virksomheten må vurdere hva som er relevant for egne aktiviteter og risikoforhold.
- Ha oversikt over relevante HMS-regler. Sørg for at regelverket som gjelder virksomheten er tilgjengelig, og at dere kjenner de viktigste kravene. For eksempel bør et verksted ha oversikt over relevante krav til maskiner og kjemikalier.
- Sørg for nødvendig kunnskap. Arbeidstakerne må ha kunnskap og ferdigheter til å utføre HMS-arbeidet og arbeidsoppgavene forsvarlig. Informer når rutiner eller forhold endrer seg.
- Legg til rette for medvirkning. Ta med arbeidstakernes kunnskap og erfaring i kartlegging, risikovurdering og forbedring. De som gjør jobben kjenner ofte utfordringer som ikke synes i en rutinebeskrivelse.
- Fastsett HMS-mål. Sett mål for helse, miljø og sikkerhet som gir retning for arbeidet. Målet kan for eksempel være å redusere fallrisiko eller sikre at alle ansatte får nødvendig opplæring. Skriftlig dokumentasjon
- Beskriv organisering og ansvar. Vis hvem som har HMS-oppgaver, hvilket ansvar de har, og hvilken myndighet de trenger. Det kan være en enkel oversikt over daglig leder, arbeidsledere, verneombud og andre relevante roller. Skriftlig dokumentasjon
- Kartlegg farer, vurder risiko og planlegg tiltak. Se etter forhold som kan føre til skade, sykdom eller andre uønskede hendelser. Vurder risikoen, velg tiltak og følg opp om tiltakene virker. Både kartlegging, vurderinger og tilhørende planer skal dokumenteres skriftlig. Skriftlig dokumentasjon
- Ha rutiner for å oppdage og rette avvik. Bestem hvordan dere fanger opp brudd på HMS-krav eller egne rutiner, hvem som følger opp, og hvordan dere forebygger at det skjer igjen. Rutinene skal være skriftlige. Skriftlig dokumentasjon
- Gå jevnlig gjennom internkontrollen. Undersøk om HMS-systemet fungerer som planlagt og om det bør forbedres. Dokumenter resultatet av gjennomgangen skriftlig. Skriftlig dokumentasjon
Forskriften krever at internkontrollen dokumenteres i den formen og det omfanget som er nødvendig ut fra virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Skriftlig dokumentasjon skal minst dekke § 5 punkt 4–8. Andre HMS-regler kan stille ytterligere krav til dokumentasjon, opplæring eller oppfølging.
Hvordan arbeide systematisk med HMS?
En praktisk arbeidsprosess kan være enkel. Det viktigste er at virksomheten følger opp det som er relevant, involverer arbeidstakerne og lærer av resultatene.
- Fastsette HMS-mål. Velg noen konkrete mål som passer til virksomhetens viktigste utfordringer.
- Avklare ansvar og oppgaver. Bestem hvem som gjør hva, hvem som følger opp, og hvordan ansatte kan melde fra.
- Kartlegge farer og gjennomføre risikovurderinger. Gå gjennom arbeidsoppgaver, arbeidssteder, utstyr og relevante organisatoriske forhold sammen med ansatte.
- Planlegge og gjennomføre tiltak. Prioriter tiltak etter risiko, avtal ansvar og frist, og kontroller at tiltakene er gjennomført og virker.
- Registrere og følge opp avvik. Undersøk hva som skjedde, rett opp forholdet og vurder hvordan gjentakelse kan forebygges.
- Gjennomføre vernerunder og HMS-aktiviteter. Bruk vernerunder, SJA, opplæring eller planlagte aktiviteter når det passer risikoen og arbeidet.
- Evaluere og forbedre HMS-arbeidet. Gå gjennom mål, tiltak, hendelser og rutiner. Oppdater arbeidet når virksomheten eller risikoen endrer seg.
Det finnes ikke én risikovurderingsmetode eller én dokumentmal som passer for alle. En overordnet vurdering kan suppleres med mer detaljerte vurderinger av bestemte oppgaver eller arbeidssteder. Bruk fagkyndig bistand når risikoforholdene krever det eller virksomheten mangler nødvendig kompetanse.
HMS i små bedrifter: eksempler fra hverdagen
HMS-arbeidet blir mest nyttig når det tar utgangspunkt i hvordan virksomheten faktisk jobber. Eksemplene under viser mulige temaer som kan være relevante; de er ikke en uttømmende liste over lovkrav.
Tømrerfirma
Vurder arbeid i høyden, sag og annet utstyr, støv, tunge løft, orden på byggeplassen og samordning med andre virksomheter.
Mekanisk verksted
Se på maskinvern, støy, sveising, kjemikalier, vedlikehold, verneutstyr og opplæring i arbeidsutstyr.
Kontor
Vurder ergonomi, inneklima, belysning, arbeidsbelastning, samarbeid og rutiner for å melde fra om arbeidsmiljøproblemer.
Butikk
Se på varehåndtering, stiger og lager, kundesituasjoner, alenearbeid, ergonomi og rømningsveier.
Renholdsvirksomhet
Vurder kjemikalier og sikkerhetsdatablader, våte gulv, arbeid alene, belastning, transport og variasjon mellom kundesteder.
Tjenesteyting
Vurder forhold knyttet til kundebesøk, reiser, arbeid utenfor fast arbeidssted, tidspress, ergonomi og psykososialt arbeidsmiljø.
Risikoforhold varierer selv mellom virksomheter i samme bransje. Vurder egne arbeidsoppgaver, ansatte, arbeidssteder og endringer før dere bestemmer hva som skal prioriteres.
Gjør HMS-arbeidet enklere med Sikreo
Sikreo er et digitalt HMS-verktøy som kan hjelpe små og mellomstore virksomheter med å samle og følge opp HMS-arbeid på ett sted. Virksomheten kan bruke HMS-håndbok og dokumentmaler, risikovurderinger, avvik og tiltak, vernerunder og sjekklister, sikker jobb-analyse (SJA), årshjul og planlagte aktiviteter, samt stoffkartotek.
Et digitalt HMS-system kan gjøre det enklere å holde oversikt over dokumentasjon og oppgaver, men det vurderer ikke automatisk alle arbeidsforhold eller oppfyller lovkrav på vegne av virksomheten. Arbeidsgiver har fortsatt ansvaret for at HMS-arbeidet er relevant, oppdatert og tilpasset virksomheten.
Nye virksomheter kan starte med 30 dagers gratis prøveperiode uten betalingsopplysninger. Etter prøveperioden kan virksomheten velge et abonnement til 299 kr per måned per virksomhet. Totalprisen inkluderer eventuell MVA, og ubegrenset antall brukere er inkludert. Betalt abonnement aktiveres ikke automatisk.
Ofte stilte spørsmål om HMS og internkontroll
Må alle bedrifter ha et HMS-system?
Internkontrollforskriften gjelder virksomheter som omfattes av bestemte HMS-lover. Den omfatter mange virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester, men forskriftens virkeområde og eventuelle unntak må vurderes for den konkrete virksomheten. Arbeidsmiljøloven stiller egne krav til systematisk HMS-arbeid for arbeidsgivere.
Må HMS-arbeidet dokumenteres skriftlig?
Internkontrollforskriften § 5 krever at skriftlig dokumentasjon minst omfatter HMS-mål, organisering og ansvarsfordeling, kartlegging og risikovurdering med planer og tiltak, rutiner for å avdekke og rette avvik, og gjennomgang av internkontrollen. Omfanget skal tilpasses virksomheten. Andre regler kan stille tilleggskrav.
Hva er forskjellen mellom HMS og internkontroll?
HMS handler om helse, miljø og sikkerhet. Internkontroll er virksomhetens systematiske måte å planlegge, gjennomføre og følge opp arbeidet med HMS-krav på.
Hvor ofte må risikovurderinger gjennomføres?
Det finnes ikke ett fast intervall som passer for alle risikovurderinger. Virksomheten må holde vurderingene oppdatert og gjennomgå dem når risiko, arbeidsoppgaver, utstyr eller andre relevante forhold endrer seg, og når hendelser eller oppfølging viser at det er behov.
Kan HMS-dokumentasjon være digital?
HMS-dokumentasjon kan organiseres digitalt. Den må fortsatt være skriftlig der regelverket krever det, tilpasset virksomheten og tilgjengelig for dem som trenger den. Virksomheten må også kunne legge fram relevant dokumentasjon ved behov.
Kan en liten bedrift gjøre HMS-arbeidet selv?
Ja, virksomheten kan organisere arbeidet selv når den har tilstrekkelig kunnskap og kapasitet. Arbeidstakerne skal medvirke. Ved kompliserte eller særlig risikofylte forhold, eller når virksomheten mangler kompetanse, bør nødvendig fagkyndig bistand brukes. Enkel størrelse alene avgjør ikke hva som er tilstrekkelig.
Er vernerunder, SJA og bestemte maler alltid lovpålagt?
Ikke som en generell regel for alle virksomheter. Aktuelle aktiviteter og dokumenter avhenger av risiko, arbeidsoppgaver og krav i regelverket som gjelder. Virksomheten må velge arbeidsmåter som faktisk dekker sine behov.
Kilder og videre lesning
Guiden er en generell innføring, ikke juridisk rådgivning. Bruk gjeldende regelverk og veiledning når dere vurderer kravene for virksomheten.